Tietosuojaseloste ja evästeasetukset

Tietosuojaseloste

Tämä on Rente  Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Rente Oy / Rente Uusimaa Oy

Tämä tietosuojaseloste koskee myös Rente Oy:n (y-tunnus 2968118-8) tytäryhtiön Rente Uusimaa Oy:tä (y-tunnus 3296282-9) .

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Rente Oy:n prokuristi ja Rente Uusimaa Oy:n toimitusjohtaja.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt

Rente Oy ja Rente Uusimaa Oy:n rekisterit työnhakijoista ja työntekijöistä sekä rekisterit asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöistä.

Rente Oy:n ja Rente Uusimaan Oy:n kautta työtä hakevat henkilöt, työntekijät ja asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöt.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rente Oy:n ja Rente Uusimaa Oy:n liiketoimintaan kuuluvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito rekrytointipalveluiden, henkilöstövuokrauksen, työsuhteisiin liittyvien asioiden ja muun henkilöstöpalvelun toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi. Tarkoituksena on myös asiakas- ja yhteistyöverkoston tiedottaminen ja ajan tasalla pitäminen sekä tarvittaessa markkinoinnin toteuttaminen, asiakastiedon analysointi ja tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoiden ja työntekijöiden rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

• henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
• tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
• mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
• työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
• henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
• suosittelijatiedot

Työntekijöiden rekisterissä voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi käsitellä seuraavia tietoja:

• henkilötunnus
• työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
• palkanlaskentaan liittyvät tiedot
• korttitiedot, veronumero
• pankkitilin numero
• työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
• työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
• ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
• lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

• yritysasiakkaan nimi, y‑tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
• yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema yrityksessä, puhelin, sähköposti, osoite)
• kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot

Sisäinen viestintä tytäryhtiöiden välillä:

• Yhteyshenkilö
• Yhtiö
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero

6. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn
perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen ja liiketoiminnan toteuttamiseen. Lisäksi työnhakijoiden rekisterissä perusteena on rekisteröidyn suostumus. Työntekijä- ja yhteyshenkilörekisterien perusteena ovat lisäksi asiakas- ja työsopimusten täytäntöönpano sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Yhteyshenkilörekisterin tiedot saadaan asiakasyrityksiltä, yhteyshenkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä tai markkinointitietokannoista.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pääsääntö on, että rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Työnhakijoiden tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa sellaiselle Rente Oy:n ja Rente Uusimaa Oy:n asiakasyritykselle, jonka tehtävään työnhakija on ehdolla.

Rente Oy ja Rente Uusimaa Oy ovat sopineet henkilötietojen käsittelystä taloushallinnosta vastaavan yrityksen sekä muiden tapauskohtaisten ulkoistuskumppaneiden kanssa.
Kaikkien ulkoistettujen henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on laadittu lain vaatima kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä sekä heitä on ohjeistettu vaatimusten mukaisesti.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai niitä vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja muille vastaaville toimijoille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tiloissa.

Digitaalisesti tallennetut tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä. Järjestelmien käytön edellyttämä tietoliikenne on SSL/TLS-salattua ja tietojärjestelmä on suojattu palomuurilla.  Rekisterin palvelimet säilytetään lukitussa tilassa. Tietokoneet on suojattu salasanoilla.

Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Rente Oy:n ja Rente Uusimaa Oy:n työntekijöille sekä palkanlaskennasta ja kirjanpidosta sekä maksuliikenteestä huolehtivan nimetyille työntekijöille. Käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka ovat voimassa työsuhteen ajan.

Työnhakijan ja työntekijän on mahdollista omalla käyttäjätunnuksella ja salasanallaan sekä tarkastella että muokata omia työnhakija- ja työntekijärekisterissä olevia tietojaan. Rekisteriin tehdyistä muutoksista jää aina tieto siitä, milloin ja kenen toimesta muutos on tehty.

Rente Oy:n ja Rente uusimaa Oy:n asiakkaan nimetylle yhteyshenkilölle voidaan tarvittaessa antaa oikeus tarkastella ennalta rajatun työnhakijajoukon tietoja tietoturvallisella yhteydellä henkilökohtaisten tunnusten avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään.

12. Tietojen säilyttäminen

Työnhakijan tai muun rekisteröidyn omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija on työllistynyt Rente Oy:n ja Rente Uusimaa Oy:n kautta ne säilyttävät rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot. Samoin asiakassuhteeseen liittyvät välttämättömät henkilötiedot säilytetään tarpeellisen ajan.

Rente Oy ja Rente Uusimaa Oy säilyttää rekisteröityjen tiedot siihen saakka, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai peruuttaa tietojen käyttö tiedottamiseen, markkinointiin tai tutkimustoimintaan. Kielto merkitään rekisteriin.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.